|
|
Als u wilt dat uw e-mail aan mij snel en duidelijk wordt beantwoord,
lees dan het onderstaande svp.
- Kort en duidelijk. Hoe korter en duidelijker je je e-mails schrijft, hoe meer kans dat je e-mail snel gelezen wordt en je snel een reactie hebt.
- Meerdere onderwerpen. Als je meerdere onderwerpen hebt breng die dan elk in een aparte e-mail onder.
- Meerdere vragen. Als je meerdere vragen hebt trek ze dan uit elkaar zodat de kans dat ze allemaal beantwoord worden groter wordt.
- Eén onderwerp. Niet meer dan één onderwerp. Hou je bij het onderwerp, helemaal als je meerdere mensen tegelijkertijd mailt. Je wilt andere mensen toch niet vermoeien met informatie die hen niet aangaat?
- Lange e-mail. Als je toch een lange mail stuurt, waarin je veel informatie kwijt wilt, gebruik dan een heldere opmaak zodat hij prettig leest. Deel je e-mail in paragrafen op met veel witregels ertussen.
- Opmaak. Probeer de opmaak van je mail helder en zakelijk te houden. Dus geen rare lettertypes, plaatjes, kleurtjes et cetera en zeker geen html. Dat leidt alleen maar af van de werkelijke boodschap.
- Verwachting. Het is handig om aan het begin van een mailtje aan te geven wat er van de ontvanger verwacht wordt. En of er wel of geen actie of reactie verwacht wordt van de ontvanger.
- Stel een vraag direct, dus: ‘Wil je hier naar kijken en me voor a.s. vrijdag vertellen wat je ervan vindt?’ in plaats van: ‘Misschien wil je...’.
- Urgentie. Geef ook duidelijk aan binnen welke termijn je een reactie verwacht als een reactie gewenst is. Als dit een erg korte termijn is, is het misschien handiger eerst even te bellen en aan te geven dat er een e-mail onderweg is waar je graag snel een reactie op wilt.
- Beantwoorden / Reply / Archief. Voor je archief is het handig om steeds de reactie op een mail boven de voorgaande mailwisseling te zetten. Zodat de ontvanger weet waar je op reageert en de hele voorgaande communicatie kan lezen.
- Bijlage. Stuur je een document of een foto met je e-mail mee, probeer dan in het mailtje in ieder geval aan te geven wat er in die bijlage staat. Bij het versturen van mailtjes met een bijlage waar (meerdere) mensen op kunnen reageren krijg je te maken met meerdere versies van dit document en meerdere reacties daarop. Overweeg of het niet handiger is om het document op een centrale plek te zetten en er in het mailtje naar te verwijzen.
- Afsluiting mail / Handtekening / Signature. Naast ‘Hartelijke groeten’, of welke afsluiting je aan het eind van een e-mail ook gebruikt, kun je natuurlijk nog meer informatie kwijt onder een e-mail, bv. naam, adres, telefoonnummer etc. Stuur wat linkjes mee met informatie over jezelf (waar je te vinden bent op LinkedIn of Twitter of je website). Of linkjes naar iets wat je onder de aandacht wilt brengen (een artikel waar iets over je staat, je nieuwe blog, je nieuwsbrief). Een grappig citaat is aardig als einde. Maar breng in zo'n handtekening wel een duidelijke struktuur aan. Begin het onderschrift met twee streepjes (minteken), dan een spatie, dan een return. Dan weet e-mail verwerkende software dat hier de e-mail geëindigd is en de handtekening begint. Een maximum van vier regels (exclusief de twee mintekens) is een mooi streven.
--
Gerrit Speek
email: gspeek@xs4all.nl
website: https://www.gerritspeek.nl
Its never too late to have a happy childhood
- Moet ik dit wel mailen? Het komt vaak voor dat mensen te pas en te onpas mailtjes versturen terwijl ze met een paar stappen persoonlijk met je kunnen overleggen. Vaak denken mensen helemaal niet na alvorens ze op 'Verzenden' drukken.
- Telefoon? Voordat je een e-mail verstuurt is het handig te bedenken of dit de beste methode is om te communiceren. Kun je niet beter even de telefoon pakken? (Bijvoorbeeld als het urgent is, als je direct een antwoord nodig hebt of als het om persoonlijke dingen gaat.) Kun je niet beter even naar je collega toe lopen? Komt de informatie op deze manier op de juiste plek?
|